Polityka Prywatności – Transport i Logistyka Mazowsze

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Transport i Logistyka Mazowsze (dalej: „Firma”, „my”) w związku ze świadczeniem usług transportu i logistyki na terenie Polski oraz prowadzeniem działań informacyjnych i marketingowych.

Administratorem danych osobowych jest: Transport i Logistyka Mazowsze (kategoria działalności: transport i logistyka, region: Polska).

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e‑mail lub adresu korespondencyjnego wskazanego na stronie internetowej lub w korespondencji z nami.

Korzystając z naszych usług, strony internetowej, formularzy kontaktowych lub komunikując się z nami w inny sposób, przekazują nam Państwo swoje dane osobowe, które przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami krajowymi.

2. Zakres gromadzonych danych osobowych W zależności od charakteru współpracy i sposobu kontaktu z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych: 1) Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy i NIP,
   • stanowisko służbowe. 2) Dane kontaktowe:
   • adres e‑mail,
   • numer telefonu,
   • adres korespondencyjny lub adres siedziby. 3) Dane związane z realizacją usług transportowo‑logistycznych:
   • dane dotyczące zleceń transportowych (np. miejsce załadunku i rozładunku, dane odbiorcy i nadawcy),
   • dane pojazdów i kierowców, jeśli są niezbędne do realizacji zlecenia,
   • dane dotyczące dokumentów przewozowych, faktur i rozliczeń. 4) Dane techniczne i związane z korzystaniem ze strony internetowej (jeśli dotyczy):
   • adres IP,
   • dane o urządzeniu i przeglądarce,
   • pliki cookies i podobne technologie, w zakresie opisanym w polityce cookies.

Podanie danych może być dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest konieczne do zawarcia lub wykonania umowy, udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub spełnienia obowiązków prawnych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów. Podstawą prawną przetwarzania są w szczególności:

1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• obsługa zapytań ofertowych i zawieranie umów,
• planowanie, realizacja i rozliczanie usług transportu i logistyki,
• kontakt operacyjny i bieżąca obsługa klienta oraz kontrahentów.

2) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• prowadzenie dokumentacji księgowo‑podatkowej,
• archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami prawa,
• obowiązki wynikające z przepisów regulujących działalność transportowo‑logistyczną.

3) Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz usług,
• analiza jakości świadczonych usług, statystyki i raportowanie wewnętrzne,
• bezpośredni marketing własnych usług (w granicach dopuszczalnych prawem).

4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeśli jest wymagana:

• przesyłanie treści marketingowych kanałami wymagającymi zgody (np. newsletter, telemarketing),
• przetwarzanie danych wykraczających poza powyższe cele lub okresy, gdy wynika to z udzielonej zgody.

Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające W związku z realizacją powyższych celów dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców: 1) Podmioty współpracujące przy realizacji usług transportowo‑logistycznych:
   • przewoźnicy, podwykonawcy, operatorzy logistyczni,
   • spedytorzy i agencje celne (jeśli dotyczy). 2) Dostawcy usług wspierających naszą działalność:
   • firmy księgowe i doradcze,
   • firmy świadczące usługi IT, hostingowe, serwisowe,
   • dostawcy systemów i narzędzi do zarządzania zleceniami, komunikacji i marketingu. 3) Instytucje i organy publiczne:
   • organy podatkowe, służby kontrolne, sądy i organy ścigania – w zakresie wymaganym przez prawo.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych, w których zobowiązują się one do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych i przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli w przyszłości zaistnieje konieczność takiego przekazania (np. w związku z wykorzystaniem określonych narzędzi informatycznych lub realizacją zleceń międzynarodowych), nastąpi ono wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, takich jak:

   • decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
   • standardowe klauzule umowne,
   • inne mechanizmy zapewniające adekwatny poziom ochrony danych. W takich przypadkach poinformujemy Państwa o tym w zakresie wymaganym przepisami prawa.

6. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy lub uzasadniony interes administratora. W szczególności: 1) Dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy

   • przechowywane są przez czas trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. 2) Dane księgowe i podatkowe
   • przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości. 3) Dane przetwarzane na podstawie zgody
   • przechowywane są do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane lub ograniczane w przetwarzaniu, jeśli dalsze przechowywanie jest konieczne z przyczyn prawnych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa, z zastrzeżeniem warunków i wyjątków przewidzianych w RODO: 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

   • uzyskanie informacji, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do ich treści. 2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
   • poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych. 3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
   • żądanie usunięcia danych, jeśli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania (prawo do bycia zapomnianym). 4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
   • żądanie ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach. 5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
   • otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie lub ich przesłanie innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)
   • wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
   • wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego (w tym profilowania w tym celu). 7) Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)
   • w każdym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Aby skorzystać z powyższych praw, można skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych wskazanych na naszej stronie internetowej lub w zawartej z nami korespondencji.

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego do spraw ochrony danych osobowych w Polsce, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub innych obowiązujących przepisów.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności:

   • ograniczamy dostęp do danych jedynie do osób upoważnionych,
   • stosujemy środki zabezpieczeń informatycznych i organizacyjnych adekwatne do ryzyka,
   • regularnie monitorujemy i aktualizujemy stosowane zabezpieczenia.

10. Pliki cookies i technologie podobne (jeśli dotyczy) Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony i jej funkcjonalności,
    • prowadzenia statystyk odwiedzin i analizy ruchu,
    • dostosowywania treści do preferencji użytkowników.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies w przeglądarce internetowej, w tym je usuwać lub blokować. Zmiana ustawień cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje strony.

11. Zmiany Polityki Prywatności Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w przepisach prawa, zakresie naszej działalności lub stosowanych technologiach. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w siedzibie oraz (jeśli dotyczy) na stronie internetowej Transport i Logistyka Mazowsze. O istotnych zmianach możemy poinformować dodatkowo w sposób przyjęty w naszej komunikacji z klientami i kontrahentami.

12. Dane kontaktowe W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw opisanych w niniejszej Polityce mogą się Państwo z nami skontaktować, korzystając z danych podanych w materiałach firmowych lub na naszej stronie internetowej Transport i Logistyka Mazowsze, z dopiskiem/tematem: „Ochrona danych osobowych”.